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Anexo:
Evaluación de los Flujos de Información y Conocimiento en Tres Grandes Organizaciones Salvadoreñas
Resumen
Consultores: Benjamín Cornejo y Guillermo Jiménez
1. Dos Instituciones de Gobierno
El estudio, que se llevó a cabo en apoyo al Círculo de Aprendizaje sobre Organizaciones Aprendedoras de Conectándonos al Futuro, tuvo los siguientes objetivos: analizar la práctica de la administración de la información y del conocimiento en dos entidades del gobierno salvadoreño (Sistema de Administración Financiera Integrada SAFI, y el Ministerio de Agricultura y Ganadería MAG), examinando los aspectos institucionales, personales, de procesos y relaciones con relación a la infraestructura física y el entorno, así como diseñar una propuesta relacionada de política de información y su marco correspondiente de implementación.
Los resultados más importantes del estudio son los siguientes:
Las recomendaciones generales más importantes para el largo y mediano plazo se basan en las áreas de los recursos humanos, la valorización del conocimiento, el rol del líder, la acumulación de recursos y experiencias, la definición y difusión de estándares, y el desarrollo de una estructura de reforzamiento. Las recomendaciones específicas relacionadas con los flujos de información en la empresa se enfocan en la investigación de nuevos servicios gubernamentales, en la definición de normas para el registro de la información, en la definición de mecanismos más productivos de difusión, en la estandarización e implementación de políticas de acceso a la información, y en el mejoramiento del soporte necesario para el adecuado almacenamiento de la información institucional.
2. Una Empresa Grande
El estudio, que se llevó a cabo en apoyo al Círculo de Aprendizaje sobre Organizaciones Aprendedoras de Conectándonos al Futuro, tuvo los siguientes objetivos: el análisis de la práctica de la administración de la información y del conocimiento en una empresa salvadoreña importante; la evaluación de aspectos institucionales, personales, de procesos y relaciones, con relación a la infraestructura física y con el entorno; evaluar la efectividad y calidad de los flujos de información y conocimiento dentro de las empresas y hacia afuera a partir del análisis de las diferentes fases del ciclo del conocimiento; y diseñar una propuesta de política de información y un marco de implantación.
La empresa en cuestión (que no se nombra por razones de confidencialidad) se encuentra actualmente implementando una renovada visión de servicio y de negocios, y por lo tanto ha emprendido un proceso de modernización institucional, a través del cual pretende incrementar su eficiencia, competitividad y rentabilidad.
Se lograron identificar los siguientes aspectos en lo relacionado a la administración del conocimiento y la información: la creación de una dirección de desarrollo empresarial, en donde se realizan actividades de investigación de competencia y desarrollo de nuevos productos; la presencia de consultores apoyando el proceso de renovación tecnológica; un énfasis en la sistematización y estandarización de la información relacionada a sus operaciones diarias; la documentación de procedimientos; un buen nivel de tecnología incluyendo la inminente institucionalización del correo electrónico. Se observó, sin embargo, la falta de un manejo estructurado de información documental, lo cual puede ser causada por el desconocimiento de la tecnología para hacerlo y de la importancia de contar con información digitalizada y clasificada de este tipo y el impacto que esto podría tener, tanto en lo interno como en lo externo de las mismas instituciones.
Con relación a los intercambios de información: la mayoría de la información es capturada y procesada de forma descentralizada, mientras que otra parte de la información se procesa de manera centralizada y en forma de lotes, generando tiempos considerables de procesamiento y poca efectividad en el flujo y actualización de la información. Debido a la obsolescencia de la plataforma tecnológica, se hace necesario para la consolidación de información gerencial, la realización de procesos de transformación de datos para que éstos finalmente puedan ser formateados o acomodados en informes gerenciales o indicadores de rendimiento. Se espera que mediante la implantación del nuevo sistema de información, la empresa mejore en todos sus aspectos de flujo de información. Finalmente, la gran mayoría de la información es distribuida de manera impresa.
Las recomendaciones generales del estudio, aplicables a mediano y largo plazo, son relacionadas con la valorización del conocimiento, el mejoramiento del rol del líder, el desarrollo acumulativo de recursos y experiencias, la definición y difusión de estándards, y el desarrollo de una estructura de refuerzo. Las recomendaciones específicas relacionadas con los flujos de información en la empresa se relacionan con la investigación de nuevos servicios y productos, la definición de normas para el registro de la información, la definición de mecanismos más productivos de difusión, la estandarización e implementación de políticas de acceso a la información, y el mejoramiento del soporte necesario para el adecuado almacenamiento de la información institucional.
Todos los derechos reservados. Se permite reproducir el contenido de esta publicación siempre y cuando se cite la fuente completa: Conectándonos al Futuro de el Salvador, "Estrategia para la Creación de una Sociedad de Aprendizaje", San Salvador, 1999, http://www.conectando.org.sv/Estrategia/
